鏵怡裝飾是一家新四板上市公司,其投資方同時擁有3家企業,均在同一樓層集中辦公,公司主要負責人是主管行政、人事和財務的魏經理以及主管設計的鄧經理。
鏵怡裝飾也是最早期就開始在公司部署云立方ERP的裝企之一,到目前為止,無論是定額、無紙化辦公、文檔、客戶,還是項目、財務、材料,甚至「云裝天下」APP的所有功能模塊,均在該公司得到最充分的應用。
在拜訪鏵怡之前,我也曾拜訪過一些裝企客戶,有的裝企在上線云立方ERP之后,應用并不全面。如三川裝飾,目前僅僅應用了客戶管理模塊,以及對接手機端的「云裝天下」APP,三川的李經理表示目前人員方面還沒有到位,加之都比較忙,所以還未能推動ERP全面上線,不過目前上線的客戶管理模塊,倒是極大方便了他們的業務管理,尤其是免費的移動APP給予了莫大的便利;另外有的裝企在上線云立方ERP之后,也有出現推動緩慢的情況,如中云裝飾的老總就曾跟我大倒苦水,說設計師很難去推動他們使用,他們都是一些不受拘束、崇尚自由的人,沒辦法強制他們去使用系統;布朗克也存在類似中云這種況;當然也有不少應用得比較全面的裝企,這里就不一一列出。在這種情況下,我愿意多拜訪一些上線困難和上線成功的裝企,深入實地的考察了解,便于對比分析,發現其中的問題,提出中肯的建議,讓困難的走向的成功,讓成功的走向輝煌。
帶著這些抱怨、苦水、問題,日前我拜訪了鏵怡裝飾的魏經理。
鏵怡裝飾能夠全面且快速應用云立方裝飾管理系統,首先得益于公司老板的支持,當然決定因素還是在于主管的魏經理的推動;魏經理坦言,在上系統之前,管理根本達不到現在的層次,她的工作也相當繁雜、難做;而現在,公司都已經實現無紙化辦公,考勤、請休假全部都是通過ERP系統完成;(說到這,魏經理還專門跟我反饋了目前系統存在的一個需要解決的問題,那就是工作歸檔之后,只有歸檔人能夠看到,所有的工作歸檔到她那里,老板想看考勤情況卻看不到,這個問題我們將盡快解決。)
問到魏經理,如何讓整個公司快速應用云立方ERP,魏經理表示,這個是需要培養和強制的,第一周,她會逐個去檢查,要求每個人到公司第一件事情就是登陸ERP系統,她會查看ERP中在線人員情況,看到誰不在線,立馬去找他們溝通;第二周,她增加了“考勤”規定,一到上班時點,如果誰沒有在線,那么很抱歉請樂捐;第三周,她漸漸發現大家的習慣已經培養起來了,所有人員上班第一件事,先登陸ERP系統;這大概就是習慣成自然了;后來有一次,魏經理跟設計師說有一個單讓他盡快跟進,設計師說沒有需要跟的單,魏經理一想:“哦,原來自己還沒有錄入進入ERP”。這樣同時也迫使她必須使用ERP系統。
對整個云立方ERP成功上線之后的感受,魏經理表示切切實實地體會到了ERP系統給公司管理帶來的便利和效率的普遍提升;在上ERP之初,大多數員工抱怨為了公司管理而上ERP,給他們帶來了麻煩和額外的工作;但實際上,隨著大家普遍自覺和習慣使用ERP之后,這種抱怨基本沒有了,因為大家已經發現ERP給他們帶來的便利遠比給他們增加的麻煩要多得多。
說到「云裝天下」APP的簽到功能,魏經理又提出了一個需求,目前APP簽到需要自己簽離,這樣可以知道什么時候某人在某地方呆了多久,但她有一點擔心,這個簽離是自主行為,可能會存在一些管理上的風險,比如某監理到了客戶現場去,進行簽到,如果他離開工地,后來再回去現場簽離,這樣就不知道對方是否一直在現場,排除消極怠工對公司的不良影響不說,但公司實際上更關注的是安全問題,員工在工作期間如果造成工傷問題,對公司而言是很大的問題和風險,如果移動APP能夠在員工離開簽到地500米范圍就自動簽離,那就完美了,這樣對于公司而言管理就能夠更加到位了;實際上早在上個版本,云裝天下APP就已經支持自動簽離功能了,但由于蘋果和安卓手機在關機鎖屏狀態下,自動激活定位功能目前還不是特別穩定,加之后臺定位也非常耗電,所以APP到目前還沒有開放這個功能,但我相信,不久的將來我們肯定會開放這個功能的。
后來我從技術支持部門了解到,在鏵怡整個上線ERP的過程中,反饋需求也是最多的,這也從側面印證了鏵怡在魏經理的帶領下,真真正正地把上線的工作落到實處,這樣才使得云立方ERP在鏵怡得以迅速落地。
我想,從鏵怡的運行軌跡中,應該能夠給到那些落地比較困難的裝企一些啟示——其實,推動ERP上線真的不是那么難,關鍵還是看管理者的意愿和決心;用魏經理的話來說:“用長痛不如短痛的方式,迅速培養員工的習慣,很快會讓大家體會到ERP的好處,后面就一切就都順其自然了”。
管理之道,也許就是這么簡單,所有的追求,不過就是一種水到渠成的境界。